Sekretaris Profesional

A.       Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

          Sekretaris adalah kata yang berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang berarti "rahasia". Dalam bahasa Prancis disebut secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut secretares. Sementara itu, dalam bahasa Inggris disebut dengan secretary, berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya, sekretaris adalah orang yang harus bisa menyimpan rahasia. Dalam hal ini rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain. Dari pengertian tersebut, ada banyak pengertian sekretaris dari para ahli yang berkembang saat ini. Di bawah ini beberapa diantaranya:

• Menurut Webster New Dictionary of American Language College: Secretary is a person employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc, for organization or individual.
• Menurut C. L Barnhart: Sekretaris adalah orang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya, untuk perorangan atau organisasi; seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu; sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis; sebuah meja dan rak buku di atasnya.
• Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler: Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-masalah lain; pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat, perusahaan, atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya; menteri yang mengepalai kantor pemerintahan.
• Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden: Sekretaris adalah pegawai kantor yang karena kedudukannya memiliki tanggung jawab yang lebih daripada tanggung jawab seorang stenografer. Tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan ke dalam bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang berurusan dengan publik, menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian, serta memelihara atau mengarsip warkat-warkat dan surat-surat. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.
• Menurut M. Braum dan Roman: Sekretaris adalah pembantu dan seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dan pimpinannya tersebut. 

Pengertian Sekretaris

Dari beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli di atas, jelas bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu pimpinan, tetapi juga seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola organisasi atau perusahaan, dan mengurus perjanjian (appointement), administrasi, mengatur rapat, hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya.

v  persyaratan dasar yang harus dimiliki untuk memulai karier sekretaris, menurut Hartiti Hendarto dan Tulusharyono (2003:3) antara lain:

a.Minat

Sama halnya dengan profesi lain, untuk menekuni bidang ini

minat seseorang dapat dilihat dari keinginannya yang besar untuk

mengetahui lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang akan

ditekuni.

b.Sifat dan Kepribadian

Sifat dasar yang dibutuhkan oleh sekre

taris, yaitu :

1)Salah satu keunikan dari profesi sekretaris adalah juga

membutuhkan sifat dari berbagai profesi, sifat dasar yang

dibutukan yaitu:

a)Akurat, yaitu ketelitian dan sikap hati

-hati dalam

melakukan tugas.

b)Cermat, yaitu mampu mengerjakan tiap

-tiap bagian dari suatu pekerjaan dari awal sampai akhir dengan sempurna

tanpa diberi petunjuk oleh orang lain.

c)Banyak akal, kreatif, dan mampu mencoba atau mencari cara untuk memecahkan berbagai masalah.

d)Penuh pertimbangan dan mampu membuat perhitungan sebelum bertindak atau melakukan sesuatu hal.

e)Inisiatif, yaitu mampu menemukan atau mengerjakan sesuatu tanpa harus diberi tahu oleh orang lain.

2)Sifat yang dibutuhkan dalam melaksanakan Human Relations ,antara lain:

a)Considerative, yaitu sifat rela memikirkan dan bersedia mendahulukan kepentingan orang lain, baik hati, dan rela menolong.

b)Tacful, yaitu hati

- hati dalam memilih kata, berkomentar dan tindakan agar tidak menyingung perasaan oarang lain, atau membuat orang lain malu.

c)Discrete, yaitu berhati

-hati dan bijakasana, tidak mudah membicarakan masalah seseorang perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berhak atau tidak berkepentingan.

d)Objektive, adalah sikap adil dalam memberikan penilaian, rasional, tidak memutuskan sesuatu atau berpendapat berdasarkan perasaan saja.

c.Keterampilan Dalam menunjang pekerjaannya sehari

-hari, sekretaris membutuhkan modal keterampilan dasar yang cukup.

Menurut Hartiti Hendarto dan Tulusharyono (2003:18),

keterampilan dasar yaitu:

1)Bahasa

2)Mengetik

3)Stenografi Indonesia dan Inggris

4)Korespondensi

5)Kearsipan

v  Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
A. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
§ Membuka surat.
§ Menerima dikte.
§ Menerima tamu.
§ Menerima telepon.
§ Menyimpan arsip/surat.
§ Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
B. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
§ Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
§ Menyusun surat rahasia (confidential).
§ Menyusun acara pertemuan bisnis.
§ Pembelian kado atau cindera mata.
§ Dan lain-lain.
D. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
§ Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
§ Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
§ Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
§ Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
§ Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
§ Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
§ Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
D. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
§ Mengurusi Rumah tangga kantor.
§ Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
E. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
§ Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
§ Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
F. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
G. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
§ Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
§ Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
§ Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
§ Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
H. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.
2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.
3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.
b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.